Deze algemene voorwaarden beschrijven het regulatoire kader, verplichtingen en rechten die verbonden zijn aan het gebruik van LEI-registratie-, verlenging- en beheerdiensten die worden geleverd door LEI System OU.
1. Contractpartij
LEI System OU, een besloten vennootschap opgericht in Estland, is de contractpartij die diensten levert onder het LEI System-merk. In gevallen waar geen lokale dochteronderneming van LEI System bestaat binnen het land van verblijf van de klant, zal LEI System OU (LEI-nummer 984500908J38713A7650) fungeren als de standaard juridische entiteit. LEI System functioneert als een LEI-registratieagent en onderhoudt samenwerking met de officieel geaccrediteerde Local Operating Unit (LOU), Ubisecure Oy (handelend als RapidLEI), die LEI: 529900T8BM49AURSDO55 heeft.
2. Aanvragen en beheren van LEI's
2.1. De klant kan een verzoek indienen om een Legal Entity Identifier te verkrijgen, verlengen of over te dragen door het relevante online formulier in te vullen en de betaling te voltooien met een geaccepteerde methode zoals creditcard of PayPal.
2.2. Door het indienen van de aanvraag erkent en gaat de klant akkoord met deze algemene voorwaarden en bevestigt dat alle verstrekte gegevens juist zijn. De aanvrager verklaart dat hij bevoegd is om namens de betreffende juridische entiteit te handelen. Bepaalde contactgegevens kunnen worden gedeeld met de LOU ter ondersteuning van validatie.
2.3. De klant geeft LEI System toestemming om namens hen akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van de LOU (bijv. die van RapidLEI). Alle LOU-overeenkomsten zijn gebaseerd op GLEIF-richtlijnen en zijn inhoudelijk vergelijkbaar. De servicevoorwaarden van RapidLEI zijn bijvoorbeeld hier te vinden.
2.4. LEI System krijgt de bevoegdheid om namens de juridische entiteit van de klant te handelen in zaken betreffende de LEI, inclusief de uitgifte, jaarlijkse verlenging en overdracht ervan.
2.5. Wanneer een LEI wordt overgedragen van een andere provider naar LEI System, kan een wijziging van LOU noodzakelijk zijn. Een overdracht moet plaatsvinden vóór of gelijktijdig met verlenging.
2.6. LEI’s onder beheer van LEI System komen in aanmerking voor verlenging tot 60 dagen vóór de vervaldatum. In situaties waarbij sprake is van vervroegde verlenging na een overdracht van een andere serviceprovider, kan er een verkorting van de geldigheidsperiode optreden.
2.7. Verwerking begint zodra zowel de aanvraag als de betaling zijn ontvangen.
2.8. LEI System kan documentatie opvragen die de bevoegdheid van de aanvrager bevestigt, inclusief maar niet beperkt tot een volmacht.
2.8.1. Autorisaties moeten uitsluitend worden ondertekend door personen die officieel bevoegd zijn om de juridische entiteit te vertegenwoordigen. Identiteitsvervalsing of verkeerde voorstelling van ondertekeningsbevoegdheid is ten strengste verboden.
2.9. Aanvullende documentatie kan worden opgevraagd voor verificatiedoeleinden, inclusief:
• een kopie van het registratiecertificaat van de entiteit
• identificatie van bevoegde vertegenwoordigers
• bewijs van oprichtingsdatum
• documentatie ter ondersteuning van wijzigingen in bedrijfsregisters
2.10. Als de entiteit eigendom is van of wordt gecontroleerd door een moedermaatschappij die geconsolideerde financiële overzichten opstelt, moeten Level 2 (ouderlijke) gegevens worden ingediend. Als rapportage niet mogelijk is, moet een geldige reden worden verstrekt.
2.10.1. Documentatie die de consolidatiestatus bevestigt kan door LEI System worden opgevraagd.
2.11. Internationale vestigingen zijn verplicht de LEI van het hoofdkantoor te verstrekken, die actief moet zijn (ISSUED-status).
2.12. Entiteiten geclassificeerd als beleggings- of paraplufondsstructuren kunnen worden gevraagd om fondsrelaties bekend te maken, inclusief fondsmanager, paraplustructuur en/of feeder-master relaties.
2.12.1. Relevante documenten ter ondersteuning van dergelijke relaties kunnen worden opgevraagd.
2.12.2. LEI’s moeten worden verstrekt voor elke gerelateerde entiteit waarnaar wordt verwezen.
2.13. De meeste LEI-registraties worden binnen 1-3 uur voltooid. Aanvragen waarbij ouderlijke of fondsrelaties betrokken zijn kunnen echter tot 48 uur duren. LEI-verlengingen en overdrachten kunnen tot 7 dagen duren. Onvolledige of onjuiste gegevens kunnen tot vertragingen leiden.
2.14. Na succesvolle voltooiing van de aanvraag wordt een bevestiging en factuur verzonden naar het e-mailadres dat bij de checkout is opgegeven.
2.15. Aanvragen worden bindend en onherroepelijk bij indiening en betaling. Dit geldt voor zowel initiële registraties als verlengingen, inclusief overdrachten.
2.16. Als de klant er niet in slaagt de vereiste documentatie in te dienen, kunnen LEI System en zijn partner LOU doorgaan met het gebruik van openbaar beschikbare informatie. LEI’s die niet kunnen worden verwerkt vanwege ontbrekende gegevens worden niet terugbetaald, en er wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor de daaruit voortvloeiende gevolgen.
2.17. Eenmaal uitgegeven worden de LEI en bijbehorende referentiegegevens openbaar toegankelijk op de websites van GLEIF en LEI System. LEI’s zijn permanent en kunnen niet opnieuw worden toegewezen of verwijderd.
2.18. LEI System zal de klant via e-mail op de hoogte stellen 60 dagen vóór de geplande verlengingsdatum.
3. Meerjarenplannen en automatische verlengingen
3.1. Klanten kunnen ervoor kiezen om hun LEI-verlengingen vooruit te betalen voor een periode van maximaal vijf jaar.
3.2. Ondanks meerjarige vooruitbetaling worden LEI-gegevens nog steeds jaarlijks bijgewerkt zoals vereist door GLEIF. De officiële “volgende verlengingsdatum” is gebaseerd op een cyclus van 365 dagen vanaf de laatst bevestigde verlenging.
3.3. Als een LEI die onder een meerjarig contract valt wordt overgedragen naar een andere serviceprovider, wordt de overeenkomst met LEI System als beëindigd beschouwd en wordt geen vergoeding uitgekeerd.
3.4. Klanten kunnen automatische verlenging inschakelen. Betaling voor dergelijke verlengingen wordt 60 dagen vóór de vervaldatum verwerkt met de oorspronkelijk verstrekte betaalmethode.
3.5. Melding van automatische verlenging wordt verzonden naar het geregistreerde e-mailadres. De klant heeft vijf kalenderdagen om details te annuleren of te wijzigen. Zodra verlenging begint, kan deze niet worden teruggedraaid.
3.6. LEI System behoudt zich het recht voor om referentiegegevens bij te werken met behulp van registerbronnen.
3.6.1. Als officiële registers niet toegankelijk zijn, kunnen bestaande referentiegegevens worden gebruikt voor verlenging.
3.6.2. Waar verificatie mislukt, kunnen ouderlijke of fondsrelaties worden gemarkeerd als niet-openbaar.
3.6.3. Klanten zijn verantwoordelijk voor het melden van wijzigingen die niet door registers worden vastgelegd aan LEI System.
3.6.4. LEI System kan aanvullende ondersteunende documentatie opvragen, inclusief bijgewerkte financiële gegevens, nieuwe autorisatiebrieven of uitzonderingsverklaringen.
3.6.5. Als vereiste documentatie niet binnen 60 dagen wordt verstrekt, kan de LEI niet worden verlengd en kan de serviceovereenkomst worden beëindigd.
4. LEI-certificaat tag
4.1. Een digitaal en/of gedrukt LEI-certificaat kan bij de checkout aan de bestelling worden toegevoegd of achteraf worden aangevraagd met behulp van de LEI-opzoekfunctie.
4.2. Gedrukte certificaten worden binnen 7 werkdagen verzonden naar het geregistreerde adres van de juridische entiteit.
4.3. LEI System is niet verplicht gedrukte certificaten opnieuw uit te geven in gevallen waar bezorging mislukt vanwege onjuiste adresgegevens of weigering om de bezorging te accepteren.
5. Servicekosten en belastingen
5.1. Prijzen voor LEI-gerelateerde diensten inclusief registratie, verlenging en overdracht worden gepubliceerd op de LEI System-website en omvatten toepasselijke GLEIF-toeslagen.
Kosten voor het bestellen van een nieuwe LEI, het overdragen van een LEI of het verlengen van een LEI zijn hier te vinden.
5.2. BTW-behandeling:
• Estse klanten: 22% BTW is van toepassing. Vanaf 1 juli 2025 zal het BTW-tarief stijgen naar 24% en zullen de prijzen dienovereenkomstig worden aangepast.
• EU-klanten met een geldig BTW-nummer: geen BTW wordt toegevoegd (omgekeerde heffing is van toepassing).
• Klanten buiten de EU: geen BTW wordt geheven.
5.3. Automatische verlengingen worden gefactureerd op basis van de actieve prijzen die ten tijde van verwerking zijn gepubliceerd.
6. Terugbetalingsbeleid
6. Terugbetalingen en annuleringen
6.1. Terugbetalingsverzoeken moeten worden ingediend bij info@leisystem.com en worden binnen 7 werkdagen beoordeeld.
6.2. Terugbetalingen worden verwerkt via de oorspronkelijke betaalmethode en kunnen tot 30 dagen duren om te verschijnen, afhankelijk van de bankinstelling.
6.3. Een verwerkingskosten voor terugbetaling van €40 is van toepassing.
6.4. Terugbetalingen zijn niet beschikbaar in de volgende scenario’s:
• De LEI is al uitgegeven of verlengd.
• Automatische verlenging is voltooid.
• Een meerjarig contract is voortijdig geannuleerd.
• De LEI-overdracht heeft geleid tot verlies van geldigheidsperiode.
• De klant heeft er niet in geslaagd vereiste informatie binnen 60 dagen te verstrekken.
• Ouderlijke gegevens werden ingediend maar later ongeldig verklaard.
• Bezorging van fysiek certificaat mislukte vanwege klantenfouten.
6.5. Alle terugbetalingsafhandeling is onderworpen aan het GLEIF RA Governance Framework.
7. Diensten van derden en marketingpartners
7.1. LEI System kan bepaalde ondersteuningsdiensten uitbesteden aan gespecialiseerde externe leveranciers. Dit kan omvatten:
• hosting en onderhoud van online platforms
• veilige betalingsverwerking
• communicatiediensten (bijv. e-mail, meldingen)
• tools voor het verzamelen van klantenfeedback
7.2. Deze leveranciers kunnen toegang krijgen tot klantgegevens uitsluitend zoals nodig om hun diensten te leveren, onder vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsovereenkomsten.
7.3. Contactgegevens (bedrijfsnaam, vertegenwoordiger, e-mail, enz.) kunnen worden gedeeld met geselecteerde marketingpartners die diensten aanbieden die relevant zijn voor de klant.
7.4. Externe providers kunnen klanten rechtstreeks benaderen betreffende hun diensten als deze gerelateerd zijn aan LEI System-activiteiten.
7.5. Alle externe samenwerkingen zijn onderworpen aan privacystandaarden die gelijk zijn aan of hoger dan die welke door LEI System zijn vastgesteld.
7.6. Door gebruik te maken van de diensten van LEI System stemt de klant in met bovenstaande regelingen.
8. Rechtsbevoegdheid en slotbepalingen
8.1. De klant blijft volledig verantwoordelijk voor alle handelingen en verplichtingen verbonden aan de LEI van hun juridische entiteit.
8.2. LEI System neemt geen verantwoordelijkheid voor financiële of regulatoire gevolgen die voortvloeien uit LEI-verwerkingsvertragingen of -storingen.
8.3. Deze algemene voorwaarden kunnen zonder kennisgeving worden bijgewerkt. De nieuwste versie is altijd beschikbaar op leisystem.com.
8.4. Deze overeenkomst en elk geschil of claim die daaruit voortvloeit of daarmee verband houdt, inclusief niet-contractuele geschillen of claims, wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de wetten van de Republiek Estland. De rechtbanken van de Republiek Estland hebben exclusieve jurisdictie om dergelijke geschillen of claims te beslechten.