LEI System

Algemene voorwaarden

1. Contracterende Partij

LEI System OÜ, een besloten vennootschap opgericht in Estland, is de contracterende partij die diensten levert onder het merk LEI System. Indien er geen lokale dochteronderneming van LEI System bestaat in het land van vestiging van de klant, treedt LEI System OÜ (LEI-nummer 984500908J38713A7650) op als de standaard rechtspersoon. LEI System functioneert als LEI-registratieagent en werkt samen met de officieel geaccrediteerde Local Operating Unit (LOU), Ubisecure Oy (handelend onder de naam RapidLEI), met LEI: 529900T8BM49AURSDO55.

2. Aanvragen en Beheren van LEI's

2.1. De klant kan een verzoek indienen om een Legal Entity Identifier te verkrijgen, te verlengen of over te dragen door het betreffende online formulier in te vullen en de betaling te voltooien via een geaccepteerde methode, zoals creditcard of PayPal.

2.2. Door het indienen van de aanvraag erkent en aanvaardt de klant deze Algemene Voorwaarden en bevestigt dat alle verstrekte gegevens juist zijn. De aanvrager verklaart bevoegd te zijn om namens de betreffende rechtspersoon te handelen. Bepaalde contactgegevens kunnen worden gedeeld met de LOU ter ondersteuning van validatie.

2.3. De klant machtigt LEI System om namens hem in te stemmen met de algemene voorwaarden van de LOU (bijv. die van RapidLEI). Alle LOU-overeenkomsten zijn gebaseerd op de richtlijnen van GLEIF en zijn inhoudelijk vergelijkbaar. De voorwaarden van RapidLEI zijn bijvoorbeeld te vinden op https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.

2.4. LEI System krijgt de bevoegdheid om namens de rechtspersoon van de klant op te treden in zaken met betrekking tot de LEI, waaronder de uitgifte, jaarlijkse verlenging en overdracht ervan.

2.5. Wanneer een LEI wordt overgedragen van een andere aanbieder naar LEI System, kan een wijziging van LOU noodzakelijk zijn. Een overdracht moet plaatsvinden vóór of gelijktijdig met de verlenging.

2.6. LEI's die onder beheer van LEI System vallen, komen in aanmerking voor verlenging tot 60 dagen vóór de vervaldatum. Bij vervroegde verlenging na een overdracht van een andere dienstverlener kan de geldigheidsduur worden verkort.

2.7. De verwerking start zodra zowel de aanvraag als de betaling zijn ontvangen.

2.8. LEI System kan documentatie opvragen ter bevestiging van de bevoegdheid van de aanvrager, waaronder onder meer een volmacht.

2.8.1. Machtigingen mogen uitsluitend worden ondertekend door personen die officieel bevoegd zijn om de rechtspersoon te vertegenwoordigen. Het zich voordoen als bevoegd ondertekenaar of het onjuist voorstellen van tekenbevoegdheid is ten strengste verboden.

2.8.2. Voorafgaand aan de uitgifte of verlenging van een LEI dient LEI System, in samenwerking met de LOU, een verzoek tot gegevensverificatie in bij het officiële register van het relevante rechtsgebied, zoals erkend door GLEIF. De uit dit verzoek verkregen gegevens worden aan de klant doorgestuurd ter beoordeling en bevestiging.

2.8.3. De klant heeft het recht om de uit het register opgehaalde gegevens te bevestigen of af te wijzen. Bij afwijzing dient de klant een motivering te geven en zijn gegevens in overeenstemming te brengen met het officiële register van het relevante rechtsgebied voordat de LEI kan worden uitgegeven of verlengd.

2.8.4. Wanneer de uit het register opgehaalde gegevens overeenkomen met de door de klant in de aanvraag verstrekte gegevens, kan LEI System naar eigen goeddunken de gegevens namens de klant bevestigen. LEI System is hiertoe niet verplicht.

2.9. Aanvullende documentatie kan worden opgevraagd ten behoeve van verificatie, waaronder:

2.10. Indien de entiteit eigendom is van of wordt gecontroleerd door een moedermaatschappij die geconsolideerde jaarrekeningen opstelt, dienen Level 2-gegevens (moedermaatschappijgegevens) te worden verstrekt. Indien rapportage niet mogelijk is, moet een geldige reden worden opgegeven.

2.10.1. LEI System kan documentatie opvragen ter bevestiging van de consolidatiestatus.

2.11. Internationale filialen dienen de LEI van het hoofdkantoor te verstrekken, welke actief moet zijn (status ISSUED).

2.12. Entiteiten die zijn geclassificeerd als beleggings- of paraplufondsen kunnen worden gevraagd fondsrelaties bekend te maken, waaronder de fondsbeheerder, paraplustructuur en/of feeder-master-relaties.

2.12.1. Relevante documenten ter ondersteuning van dergelijke relaties kunnen worden opgevraagd.

2.12.2. Voor elke gerelateerde entiteit waarnaar wordt verwezen, moeten LEI's worden verstrekt.

2.13. De meeste LEI-registraties worden binnen 1–3 uur voltooid. Aanvragen met moeder- of fondsrelaties kunnen echter tot 48 uur in beslag nemen. LEI-verlengingen en -overdrachten kunnen tot 7 dagen duren. Onvolledige of onjuiste gegevens kunnen tot vertraging leiden.

2.14. Na succesvolle voltooiing van de aanvraag wordt een bevestiging en factuur verstuurd naar het e-mailadres dat bij het afrekenen is opgegeven.

2.15. Aanvragen worden bindend en onherroepelijk na indiening en betaling. Dit geldt zowel voor eerste registraties als voor verlengingen, inclusief overdrachten.

2.16. Indien de klant nalaat de vereiste documentatie in te dienen, mogen LEI System en de partner-LOU verdergaan met openbaar beschikbare informatie. LEI's die vanwege ontbrekende gegevens niet kunnen worden verwerkt, worden niet terugbetaald, en er wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor eventuele gevolgen hiervan.

2.17. Zodra de LEI is uitgegeven, worden de LEI en bijbehorende referentiegegevens openbaar toegankelijk op de websites van GLEIF en LEI System. LEI's zijn permanent en kunnen niet opnieuw worden toegewezen of verwijderd.

2.18. LEI System stelt de klant 60 dagen vóór de geplande verlengingsdatum per e-mail op de hoogte.

3. Meerjarenplannen en Automatische Verlengingen

3.1. Klanten kunnen ervoor kiezen hun LEI-verlengingen voor een periode van maximaal vijf jaar vooruit te betalen.

3.2. Ondanks meerjarige vooruitbetaling worden LEI-gegevens nog steeds jaarlijks bijgewerkt zoals vereist door GLEIF. De officiële 'volgende verlengingsdatum' is gebaseerd op een cyclus van 365 dagen vanaf de laatst bevestigde verlenging.

3.3. Indien een LEI die onder een meerjarencontract valt, wordt overgedragen aan een andere dienstverlener, wordt de overeenkomst met LEI System als beëindigd beschouwd en vindt geen terugbetaling plaats.

3.4. Klanten kunnen automatische verlenging inschakelen. Een voorafgaande melding wordt 60 dagen vóór de vervaldatum naar het geregistreerde e-mailadres verzonden. De klant heeft vanaf ontvangst van de melding vijf kalenderdagen om zijn gegevens te annuleren of te wijzigen. Wordt er geen annulering ontvangen, dan wordt de betaling verwerkt via de oorspronkelijk opgegeven betaalmethode. Zodra de verlenging is gestart, kan deze niet worden teruggedraaid.

3.5. LEI System behoudt zich het recht voor om referentiegegevens bij te werken op basis van registerbronnen.

3.5.1. Indien officiële registers niet toegankelijk zijn, kunnen bestaande referentiegegevens worden gebruikt voor de verlenging.

3.5.2. Wanneer verificatie mislukt, kunnen moeder- of fondsrelaties als niet-openbaar worden gemarkeerd.

3.5.3. Klanten zijn verantwoordelijk voor het melden aan LEI System van eventuele wijzigingen die niet in registers zijn vastgelegd.

3.5.4. LEI System kan aanvullende ondersteunende documentatie opvragen, waaronder bijgewerkte financiële gegevens, nieuwe machtigingsbrieven of uitzonderingsverklaringen.

3.5.5. Indien de vereiste documentatie niet binnen 60 dagen wordt verstrekt, kan de LEI niet worden verlengd en kan de dienstverleningsovereenkomst worden beëindigd.

4. LEI-certificaat & Badges

4.1. LEI System biedt de volgende digitale identiteitsproducten aan, die tijdens het afrekenen aan de bestelling kunnen worden toegevoegd of achteraf kunnen worden aangevraagd via de pagina LEI-bestelgegevens:

4.2. Alle bovenstaande producten worden digitaal geleverd. LEI System verstuurt geen fysieke certificaten per post.

5. Servicekosten en Belastingen

5.1. Prijzen voor LEI-gerelateerde diensten, waaronder registratie, verlenging en overdracht, worden gepubliceerd op de website van LEI System en zijn inclusief de toepasselijke GLEIF-toeslagen. Tarieven voor het aanvragen van een nieuwe LEI, het overdragen van een LEI of het verlengen van een LEI zijn te vinden op onze prijspagina's.

5.2. Btw-behandeling:

5.3. Automatische verlengingen worden in rekening gebracht op basis van de actuele prijzen die gelden op het moment van verwerking.

6. Terugbetalingen en Annuleringen

6.1. Verzoeken tot terugbetaling moeten worden ingediend via support@leisystem.com en worden binnen 7 werkdagen beoordeeld.

6.2. Goedgekeurde terugbetalingen worden verwerkt via de oorspronkelijke betaalmethode en kunnen tot 30 dagen duren voordat ze op de bankrekening van de klant staan, afhankelijk van de betalingsaanbieder en bankinstelling.

6.3. Zodra een bestelling is ingediend, worden geautomatiseerde workflows en verwerkingsactiviteiten onmiddellijk gestart. LEI-registratie, -verlenging en -overdracht vereisen de inzet van meerdere organisaties en specialisten, waaronder gegevensverzameling, verificatie, validatie en verwerking in samenwerking met de geaccrediteerde LOU (RapidLEI). Het verwerken van een annulering en terugbetaling vereist eveneens afzonderlijk administratief werk, waaronder boekhoudkundige invoer en het uitgeven van creditnota's. Daarom geldt voor alle terugbetalingen een verwerkingskosten van €40, welke wordt afgetrokken van het aan de klant terug te betalen bedrag.

6.3.1. De verwerkingskosten van €40 zijn ook van toepassing wanneer een LEI niet kan worden uitgegeven, verlengd of overgedragen vanwege omstandigheden die verband houden met de aanvrager of rechtspersoon. Dit omvat onder meer situaties waarin de rechtspersoon niet is geregistreerd in een officieel nationaal register dat door GLEIF wordt geaccepteerd voor LEI-uitgifte, waarin de registratie, juridische status of vergunning niet kan worden geverifieerd via een dergelijk register of de bevoegde nationale autoriteit, of waarin de rechtspersoon anderszins niet voldoet aan de vereisten voor LEI-uitgifte.

De verwerkingskosten zijn eveneens van toepassing wanneer de klant de gevraagde informatie en documentatie heeft verstrekt, maar deze informatie of documentatie onvoldoende is of niet kan worden geaccepteerd voor de doeleinden van LEI-verificatie en -validatie. De kosten dekken administratief, verificatie-, validatie- en LOU-gerelateerd werk dat al is verricht voordat wordt vastgesteld dat de LEI niet kan worden uitgegeven, verlengd of overgedragen.

6.3.2. Voor LEI-aanvragen in bepaalde rechtsgebieden kan de LOU (Local Operating Unit) aanvullende jurisdictionele toeslagen in rekening brengen ter dekking van verplichte register- of gegevensopvraagkosten die door lokale autoriteiten worden geheven. Waar van toepassing worden deze toeslagen weergegeven bij het afrekenen, vóór betaling. Ze worden kostendekkend doorberekend aan de klant en zijn niet-restitueerbaar zodra het betreffende register- of gegevensopvraagproces is gestart, ongeacht of de LEI uiteindelijk wordt uitgegeven.

6.4. Terugbetalingen zijn niet mogelijk in de volgende gevallen:

6.5. Alle afhandeling van terugbetalingen en annuleringen is onderworpen aan het toepasselijke GLEIF Registration Agent Governance Framework en eventuele verplichte vereisten die van toepassing zijn op het proces van LEI-uitgifte, -verlenging of -overdracht.

7. Diensten van Derden en Marketingpartners

7.1. LEI System kan bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden aan gespecialiseerde externe leveranciers. Dit kan het volgende omvatten:

7.2. Deze leveranciers krijgen alleen toegang tot klantgegevens voor zover strikt noodzakelijk om hun diensten te leveren, onder geheimhoudings- en gegevensbeschermingsovereenkomsten.

7.3. Contactgegevens (bedrijfsnaam, vertegenwoordiger, e-mail, enz.) kunnen worden gedeeld met geselecteerde marketingpartners die diensten aanbieden die relevant zijn voor de klant.

7.4. Externe aanbieders kunnen rechtstreeks contact opnemen met klanten over hun diensten indien dit verband houdt met de activiteiten van LEI System.

7.5. Alle betrokkenheid van derden is onderworpen aan privacynormen die gelijk zijn aan of hoger zijn dan die van LEI System.

7.6. Door gebruik te maken van de diensten van LEI System, stemt de klant in met bovenstaande regelingen.

8. Rechtsbevoegdheid en Slotbepalingen

8.1. De klant blijft als enige verantwoordelijk voor alle handelingen en verplichtingen met betrekking tot de LEI van zijn rechtspersoon.

8.2. LEI System aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid voor financiële of regelgevende gevolgen die voortvloeien uit vertragingen of storingen in de LEI-verwerking.

8.3. Deze Algemene Voorwaarden kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden bijgewerkt. De meest recente versie is altijd beschikbaar op leisystem.com.

8.4. Deze overeenkomst en elk geschil of elke vordering die daaruit voortvloeit of daarmee verband houdt, met inbegrip van niet-contractuele geschillen of vorderingen, wordt beheerst door en uitgelegd in overeenstemming met de wetten van de Republiek Estland. De rechtbanken van de Republiek Estland hebben exclusieve bevoegdheid om een dergelijk geschil of een dergelijke vordering te beslechten.