LEI System

Algemene Voorwaarden

1. Contractpartij

LEI System OU, een besloten vennootschap opgericht in Estland, is de contractpartij die diensten levert onder het merk LEI System. Indien er geen lokale dochteronderneming van LEI System bestaat in het land van verblijf van de klant, treedt LEI System OU (LEI-nummer 984500908J38713A7650) op als standaard rechtspersoon. LEI System functioneert als LEI-registratieagent en werkt samen met de officieel geaccrediteerde Local Operating Unit (LOU), Ubisecure Oy (handelend onder de naam RapidLEI), met LEI: 529900T8BM49AURSDO55.

2. LEI's aanvragen en beheren

2.1. De klant kan een aanvraag indienen om een Legal Entity Identifier te verkrijgen, te verlengen of over te dragen door het relevante online formulier in te vullen en de betaling te voltooien via een geaccepteerde methode, zoals creditcard of PayPal.

2.2. Door de aanvraag in te dienen, erkent en aanvaardt de klant deze Algemene Voorwaarden en bevestigt dat alle verstrekte gegevens juist zijn. De aanvrager verklaart bevoegd te zijn om namens de betreffende rechtspersoon op te treden. Bepaalde contactgegevens kunnen worden gedeeld met de LOU ter ondersteuning van de validatie.

2.3. De klant machtigt LEI System om namens hem in te stemmen met de algemene voorwaarden van de LOU (bijvoorbeeld die van RapidLEI). Alle LOU-overeenkomsten zijn gebaseerd op de richtlijnen van GLEIF en zijn inhoudelijk vergelijkbaar. De algemene voorwaarden van RapidLEI zijn bijvoorbeeld te vinden op https://rapidlei.com/documents/global-lei-system-terms/.

2.4. LEI System krijgt de bevoegdheid om namens de rechtspersoon van de klant op te treden in zaken die verband houden met de LEI, waaronder de uitgifte, jaarlijkse verlenging en overdracht ervan.

2.5. Wanneer een LEI van een andere aanbieder wordt overgedragen naar LEI System, kan een wijziging van LOU noodzakelijk zijn. Een overdracht moet plaatsvinden vóór of gelijktijdig met de verlenging.

2.6. LEI's die door LEI System worden beheerd, komen tot 60 dagen vóór de vervaldatum in aanmerking voor verlenging. Bij vroegtijdige verlenging na een overdracht van een andere serviceprovider kan de geldigheidsduur worden verkort.

2.7. De verwerking start zodra zowel de aanvraag als de betaling zijn ontvangen.

2.8. LEI System kan documentatie opvragen ter bevestiging van de bevoegdheid van de aanvrager, waaronder, maar niet beperkt tot, een volmacht.

2.8.1. Machtigingen mogen uitsluitend worden ondertekend door personen die officieel bevoegd zijn om de rechtspersoon te vertegenwoordigen. Het zich voordoen als bevoegd ondertekenaar of het onjuist voorstellen van tekenbevoegdheid is ten strengste verboden.

2.8.2. Voorafgaand aan de uitgifte of verlenging van een LEI dient LEI System, in samenwerking met de LOU, een verificatieverzoek in bij het officiële register van het betreffende rechtsgebied, zoals erkend door GLEIF. De uit dit verzoek verkregen gegevens worden ter beoordeling en bevestiging aan de klant doorgestuurd.

2.8.3. De klant heeft het recht de uit het register opgehaalde gegevens te bevestigen of af te wijzen. Bij afwijzing dient de klant een motivering te geven en zijn gegevens in overeenstemming te brengen met het officiële register van het betreffende rechtsgebied voordat de LEI kan worden uitgegeven of verlengd.

2.8.4. Indien de uit het register opgehaalde gegevens overeenkomen met de door de klant in de aanvraag verstrekte gegevens, kan LEI System naar eigen goeddunken de gegevens namens de klant bevestigen. LEI System is hiertoe niet verplicht.

2.9. Aanvullende documentatie kan worden opgevraagd voor verificatiedoeleinden, waaronder:

2.10. Indien de entiteit eigendom is van of onder zeggenschap staat van een moederbedrijf dat geconsolideerde jaarrekeningen opstelt, moeten Level 2-gegevens (moedermaatschappij) worden ingediend. Indien rapportage niet mogelijk is, moet een geldige reden worden opgegeven.

2.10.1. Documentatie ter bevestiging van de consolidatiestatus kan door LEI System worden opgevraagd.

2.11. Internationale vestigingen dienen de LEI van het hoofdkantoor te verstrekken, die actief moet zijn (status ISSUED).

2.12. Entiteiten die worden geclassificeerd als beleggings- of paraplufondsen kunnen worden gevraagd om fondsrelaties bekend te maken, waaronder de fondsbeheerder, paraplustructuur en/of feeder-master-relaties.

2.12.1. Relevante documenten ter ondersteuning van dergelijke relaties kunnen worden opgevraagd.

2.12.2. Voor elke gerelateerde entiteit waarnaar wordt verwezen, moeten LEI's worden verstrekt.

2.13. De meeste LEI-registraties worden binnen 1–3 uur afgerond. Aanvragen met moeder- of fondsrelaties kunnen echter tot 48 uur in beslag nemen. LEI-verlengingen en -overdrachten kunnen tot 7 dagen duren. Onvolledige of onjuiste gegevens kunnen tot vertragingen leiden.

2.14. Na succesvolle afronding van de aanvraag worden een bevestiging en factuur verzonden naar het bij het afrekenen opgegeven e-mailadres.

2.15. Aanvragen worden bindend en onherroepelijk zodra ze zijn ingediend en betaald. Dit geldt zowel voor eerste registraties als voor verlengingen, inclusief overdrachten.

2.16. Indien de klant de vereiste documentatie niet indient, kunnen LEI System en de partner-LOU verdergaan op basis van publiek beschikbare informatie. LEI's die door ontbrekende gegevens niet kunnen worden verwerkt, worden niet terugbetaald, en er wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor de gevolgen daarvan.

2.17. Zodra een LEI is uitgegeven, worden de LEI en bijbehorende referentiegegevens openbaar toegankelijk op de websites van GLEIF en LEI System. LEI's zijn permanent en kunnen niet opnieuw worden toegewezen of verwijderd.

2.18. LEI System stelt de klant 60 dagen vóór de geplande verlengingsdatum per e-mail op de hoogte.

3. Meerjarenplannen en automatische verlengingen

3.1. Klanten kunnen ervoor kiezen hun LEI-verlengingen voor een periode van maximaal vijf jaar vooruit te betalen.

3.2. Ondanks meerjarige vooruitbetaling worden LEI-gegevens nog steeds jaarlijks bijgewerkt, zoals vereist door GLEIF. De officiële "volgende verlengingsdatum" is gebaseerd op een cyclus van 365 dagen vanaf de laatst bevestigde verlenging.

3.3. Indien een LEI die onder een meerjarencontract valt, wordt overgedragen naar een andere serviceprovider, wordt de overeenkomst met LEI System als beëindigd beschouwd en vindt geen terugbetaling plaats.

3.4. Klanten kunnen automatische verlenging inschakelen. Er wordt 60 dagen vóór de vervaldatum een vooraankondiging naar het geregistreerde e-mailadres verzonden. De klant heeft vanaf ontvangst van de kennisgeving vijf kalenderdagen om zijn gegevens te annuleren of te wijzigen. Als er geen annulering wordt ontvangen, wordt de betaling verwerkt via de oorspronkelijk opgegeven betaalmethode. Zodra de verlenging is gestart, kan deze niet meer worden teruggedraaid.

3.5. LEI System behoudt zich het recht voor om referentiegegevens bij te werken aan de hand van registerbronnen.

3.5.1. Indien officiële registers niet toegankelijk zijn, kunnen bestaande referentiegegevens worden gebruikt voor de verlenging.

3.5.2. Wanneer verificatie mislukt, kunnen moeder- of fondsrelaties als niet-openbaar worden gemarkeerd.

3.5.3. Klanten zijn verantwoordelijk voor het melden aan LEI System van wijzigingen die niet door registers worden vastgelegd.

3.5.4. LEI System kan aanvullende ondersteunende documentatie opvragen, waaronder bijgewerkte financiële gegevens, nieuwe machtigingsbrieven of uitzonderingsverklaringen.

3.5.5. Indien de vereiste documentatie niet binnen 60 dagen wordt verstrekt, kan de LEI mogelijk niet worden verlengd en kan de serviceovereenkomst worden beëindigd.

4. LEI-certificaat & badges

4.1. LEI System biedt de volgende digitale identiteitsproducten aan, die tijdens het afrekenen aan de bestelling kunnen worden toegevoegd of achteraf kunnen worden aangevraagd via de pagina met LEI-bestelgegevens:

4.2. Alle bovengenoemde producten worden digitaal geleverd. LEI System verzendt geen fysieke certificaten per post.

5. Servicekosten en belastingen

5.1. Prijzen voor LEI-gerelateerde diensten, waaronder registratie, verlenging en overdracht, worden gepubliceerd op de website van LEI System en zijn inclusief toepasselijke GLEIF-toeslagen. Kosten voor het aanvragen van een nieuwe LEI, het overdragen van een LEI of het verlengen van een LEI zijn te vinden op onze prijzenpagina's.

5.2. Btw-behandeling:

5.3. Automatische verlengingen worden in rekening gebracht op basis van de actuele prijzen die gelden op het moment van verwerking.

6. Terugbetalingen en annuleringen

6.1. Verzoeken tot terugbetaling moeten worden ingediend bij info@leisystem.com en worden binnen 7 werkdagen beoordeeld.

6.2. Terugbetalingen worden verwerkt via de oorspronkelijke betaalmethode en kunnen, afhankelijk van de bank, tot 30 dagen duren voordat ze op uw rekening staan.

6.3. Zodra een bestelling is ingediend, worden automatisch workflows gestart. LEI-registratie, -verlenging en -overdracht omvatten de werkzaamheden van meerdere organisaties en specialisten — waaronder gegevensverzameling, verificatie en validatie in samenwerking met de geaccrediteerde LOU (RapidLEI). Het verwerken van een terugbetaling vereist afzonderlijk administratief werk, waaronder boekingen en het opstellen van creditnota's. Daarom geldt voor alle terugbetalingen een verwerkingskosten van €40.

6.3.1. Voor LEI-aanvragen in bepaalde rechtsgebieden kan de LOU (Local Operating Unit) aanvullende toeslagen voor het rechtsgebied toepassen om verplichte registerkosten van lokale autoriteiten te dekken. Waar van toepassing worden deze toeslagen vóór betaling getoond bij het afrekenen. Ze worden kostendekkend doorberekend aan de klant en zijn niet-restitueerbaar zodra het proces van gegevensverzameling is gestart, ongeacht of de LEI uiteindelijk wordt uitgegeven.

6.4. Terugbetaling is niet mogelijk in de volgende gevallen:

6.5. Alle afhandeling van terugbetalingen is onderworpen aan het GLEIF RA Governance Framework.

7. Diensten van derden en marketingpartners

7.1. LEI System kan bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden aan gespecialiseerde externe leveranciers. Dit kan het volgende omvatten:

7.2. Deze leveranciers krijgen alleen toegang tot klantgegevens voor zover nodig om hun diensten te leveren, onder geheimhoudings- en gegevensbeschermingsovereenkomsten.

7.3. Contactgegevens (bedrijfsnaam, vertegenwoordiger, e-mail, enz.) kunnen worden gedeeld met geselecteerde marketingpartners die diensten aanbieden die relevant zijn voor de klant.

7.4. Externe aanbieders kunnen klanten rechtstreeks benaderen over hun diensten indien deze verband houden met de activiteiten van LEI System.

7.5. Alle samenwerkingen met derden zijn onderworpen aan privacynormen die gelijk zijn aan of hoger dan die van LEI System.

7.6. Door gebruik te maken van de diensten van LEI System stemt de klant in met bovenstaande afspraken.

8. Rechtsgebied en slotbepalingen

8.1. De klant blijft als enige verantwoordelijk voor alle handelingen en verplichtingen die verband houden met de LEI van zijn rechtspersoon.

8.2. LEI System aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid voor financiële of regelgevende gevolgen die voortvloeien uit vertragingen of storingen bij de verwerking van LEI's.

8.3. Deze Algemene Voorwaarden kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op leisystem.com.

8.4. Deze overeenkomst en elk geschil of elke vordering die eruit voortvloeit of ermee verband houdt, met inbegrip van niet-contractuele geschillen of vorderingen, wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de wetten van de Republiek Estland. De rechtbanken van de Republiek Estland hebben exclusieve bevoegdheid om een dergelijk geschil of een dergelijke vordering te beslechten.