Deze algemene voorwaarden beschrijven het regelgevend kader, de verplichtingen en de rechten die verbonden zijn aan het gebruik van de diensten voor LEI-registratie, -verlenging en -beheer geleverd door LEI System OU.
1. Contractpartij
LEI System OU, een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid opgericht in Estland, is de contractpartij die diensten verleent onder het handelsmerk LEI System. In gevallen waarin er geen lokale dochteronderneming van LEI System bestaat in het land van verblijf van de klant, zal LEI System OU (LEI-nummer 984500908J38713A7650) optreden als de standaard juridische entiteit. LEI System fungeert als een LEI-registratieagent en werkt samen met de officieel geaccrediteerde Local Operating Unit (LOU), Ubisecure Oy (handelend onder de naam RapidLEI), die houder is van LEI: 529900T8BM49AURSDO55.
2. LEI's aanvragen en beheren
2.1. De klant kan een verzoek indienen om een Legal Entity Identifier te verkrijgen, te verlengen of over te dragen door het relevante online formulier in te vullen en de betaling te voltooien via een geaccepteerde methode zoals creditcard of PayPal.
2.2. Door de aanvraag in te dienen, erkent de klant deze algemene voorwaarden en gaat hij hiermee akkoord, en bevestigt hij dat alle verstrekte gegevens juist zijn. De aanvrager verklaart dat hij bevoegd is om namens de betreffende juridische entiteit op te treden. Bepaalde contactgegevens kunnen worden gedeeld met de LOU ter ondersteuning van de validatie.
2.3. De klant machtigt LEI System om namens hem akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van de LOU (bijv. die van RapidLEI). Alle LOU-overeenkomsten zijn gebaseerd op GLEIF-richtlijnen en zijn inhoudelijk vergelijkbaar. De servicevoorwaarden van RapidLEI zijn bijvoorbeeld hier te vinden.
2.4. LEI System krijgt de bevoegdheid om namens de juridische entiteit van de klant op te treden in zaken die verband houden met de LEI, inclusief de uitgifte, jaarlijkse verlenging en overdracht ervan.
2.5. Wanneer een LEI wordt overgedragen van een andere aanbieder naar LEI System, kan een wijziging van LOU noodzakelijk zijn. Een overdracht moet plaatsvinden voorafgaand aan of gelijktijdig met de verlenging.
2.6. LEI’s onder beheer van LEI System komen in aanmerking voor verlenging tot 60 dagen voor de vervaldatum. In situaties waarbij sprake is van een vervroegde verlenging na een overdracht van een andere dienstverlener, kan er sprake zijn van een verkorting van de geldigheidsduur.
2.7. De verwerking begint zodra zowel de aanvraag als de betaling zijn ontvangen.
2.8. LEI System kan documentatie opvragen die de bevoegdheid van de aanvrager bevestigt, inclusief maar niet beperkt tot een volmacht.
2.8.1. Machtigingen mogen uitsluitend worden ondertekend door personen die officieel bevoegd zijn om de juridische entiteit te vertegenwoordigen. Identiteitsfraude of een onjuiste voorstelling van de tekenbevoegdheid is ten strengste verboden.
2.8.2. Voorafgaand aan de uitgifte of verlenging van een LEI dient LEI System, in samenwerking met de LOU, een verzoek tot gegevensverificatie in bij het officiële register van de relevante jurisdictie, zoals erkend door de GLEIF. De gegevens die uit dit verzoek worden verkregen, worden ter beoordeling en bevestiging aan de klant voorgelegd.
2.8.3. De klant heeft het recht om de uit het register opgehaalde gegevens te bevestigen of te verwerpen. In geval van verwerping is de klant verplicht een rechtvaardiging te verstrekken en de gegevens in overeenstemming te brengen met het officiële register van de relevante jurisdictie voordat de LEI kan worden uitgegeven of verlengd.
2.8.4. Wanneer de uit het register opgehaalde gegevens overeenstemmen met de door de klant in de aanvraag verstrekte gegevens, kan LEI System naar eigen goeddunken de gegevens namens de klant bevestigen. LEI System is hiertoe niet verplicht.
2.9. Aanvullende documentatie kan worden opgevraagd voor verificatiedoeleinden, waaronder:
• een kopie van het registratiebewijs van de entiteit
• identificatie van bevoegde vertegenwoordigers
• bewijs van de datum van oprichting
• documentatie ter ondersteuning van wijzigingen in bedrijfsgegevens
2.10. Indien de entiteit eigendom is van of gecontroleerd wordt door een moedermaatschappij die geconsolideerde jaarrekeningen opstelt, moeten gegevens van niveau 2 (moedermaatschappij) worden ingediend. Indien rapportage niet mogelijk is, moet een geldige reden worden opgegeven.
2.10.1. Documentatie ter bevestiging van de consolidatiestatus kan door LEI System worden opgevraagd.
2.11. Internationale bijkantoren zijn verplicht de LEI van het hoofdkantoor te verstrekken, die actief moet zijn (status ISSUED).
2.12. Entiteiten die zijn geclassificeerd als beleggings- of paraplufondsen kunnen worden gevraagd om fondsrelaties bekend te maken, inclusief fondsbeheerder, paraplustructuur en/of feeder-masterrelaties.
2.12.1. Relevante documenten ter ondersteuning van dergelijke relaties kunnen worden opgevraagd.
2.12.2. Voor elke genoemde gerelateerde entiteit moet een LEI worden verstrekt.
2.13. De meeste LEI-registraties worden binnen 1–3 uur voltooid. Aanvragen waarbij sprake is van moeder- of fondsrelaties kunnen echter tot 48 uur duren. LEI-verlengingen en -overdrachten kunnen tot 7 dagen in beslag nemen. Onvolledige of onjuiste gegevens kunnen leiden tot vertragingen.
2.14. Na succesvolle afronding van de aanvraag worden een bevestiging en factuur verzonden naar het e-mailadres dat bij het afrekenen is opgegeven.
2.15. Aanvragen worden bindend en onherroepelijk na indiening en betaling. Dit geldt voor zowel initiële registraties als verlengingen, inclusief overdrachten.
2.16. Indien de klant nalaat de vereiste documentatie in te dienen, kunnen LEI System en haar partner-LOU overgaan tot verwerking op basis van openbaar beschikbare informatie. LEI’s die niet kunnen worden verwerkt vanwege ontbrekende gegevens worden niet gerestitueerd, en er wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor de daaruit voortvloeiende gevolgen.
2.17. Eenmaal uitgegeven, worden de LEI en de bijbehorende referentiegegevens openbaar toegankelijk op de websites van GLEIF en LEI System. LEI’s zijn permanent en kunnen niet opnieuw worden toegewezen of verwijderd.
2.18. LEI System zal de klant 60 dagen voor de geplande verlengingsdatum via e-mail op de hoogte stellen.
3. Meerjarenplannen en automatische verlengingen
3.1. Klanten kunnen ervoor kiezen om hun LEI-verlengingen vooruit te betalen voor een duur van maximaal vijf jaar.
3.2. Ondanks meerjarige vooruitbetaling worden LEI-gegevens nog steeds jaarlijks bijgewerkt zoals vereist door GLEIF. De officiële “volgende verlengingsdatum” is gebaseerd op een cyclus van 365 dagen vanaf de laatste bevestigde verlenging.
3.3. Indien een LEI die onder een meerjarencontract valt, wordt overgedragen naar een andere dienstverlener, wordt de overeenkomst met LEI System als beëindigd beschouwd en vindt er geen terugbetaling plaats.
3.4. Klanten kunnen automatische verlenging inschakelen. Een voorafgaande kennisgeving wordt 60 dagen voor de vervaldatum naar het geregistreerde e-mailadres verzonden. De klant heeft vijf kalenderdagen na ontvangst van de kennisgeving om de gegevens te annuleren of te wijzigen. Indien er geen annulering wordt ontvangen, wordt de betaling verwerkt via de oorspronkelijk opgegeven betaalmethode. Zodra de verlenging is gestart, kan deze niet meer worden teruggedraaid.
3.5. LEI System behoudt zich het recht voor om referentiegegevens bij te werken met behulp van registerbronnen.
3.5.1. Indien officiële registers niet toegankelijk zijn, kunnen bestaande referentiegegevens worden gebruikt voor verlenging.
3.5.2. Wanneer verificatie mislukt, kunnen moeder- of fondsrelaties worden gemarkeerd als niet-openbaar.
3.5.3. Klanten zijn verantwoordelijk voor het op de hoogte stellen van LEI System van eventuele wijzigingen die niet door registers worden vastgelegd.
3.5.4. LEI System kan aanvullende ondersteunende documentatie opvragen, waaronder bijgewerkte financiële gegevens, nieuwe machtigingsbrieven of uitzonderingsverklaringen.
3.5.5. Indien de vereiste documentatie niet binnen 60 dagen wordt verstrekt, wordt de LEI mogelijk niet verlengd en kan de serviceovereenkomst worden beëindigd.
4. LEI-certificaat & Badges
4.1. LEI System biedt de volgende digitale identiteitsproducten aan, die bij het afrekenen aan de bestelling kunnen worden toegevoegd of achteraf kunnen worden aangevraagd op de pagina met LEI-bestelgegevens:
- Printbaar LEI-certificaat: een digitaal certificaat met de LEI-gegevens van uw bedrijf, gebaseerd op ISO 17442 — de internationale standaard die wordt ondersteund door G20-landen. Beschikbaar voor onmiddellijke download en om zelf af te drukken.
- LEI-badge voor website: een kleine badge voor uw website. Bezoekers kunnen erop klikken om direct de gegevens van uw bedrijf te verifiëren zoals gepubliceerd in de GLEIF-database.
- LEI-badge voor e-mails: een kleine banner voor uw e-mailhandtekening, die ontvangers laat zien dat uw bedrijf een geverifieerde juridische entiteit is.
4.2. Alle hierboven genoemde producten worden digitaal geleverd. LEI System verzendt geen fysieke certificaten per post.
5. Servicekosten en belastingen
5.1. Prijzen voor LEI-gerelateerde diensten, waaronder registratie, verlenging en overdracht, worden gepubliceerd op de website van LEI System en zijn inclusief de toepasselijke GLEIF-toeslagen.
Tarieven voor het bestellen van een nieuwe LEI, het overdragen van een LEI of het verlengen van een LEI zijn hier te vinden.
5.2. BTW-afhandeling:
- Estse klanten: 24% BTW is van toepassing.
- In de EU gevestigde klanten met een geldig BTW-nummer: er wordt geen BTW toegevoegd (verleggingsregeling is van toepassing).
- In de EU gevestigde klanten zonder een geldig BTW-nummer: BTW wordt in rekening gebracht tegen het tarief dat van toepassing is in het land van verblijf van de klant onder de EU BTW One Stop Shop (OSS)-regeling. Als aanbieder van digitale diensten is LEI System verplicht om lokale BTW te innen en af te dragen namens het land van de klant, wat betekent dat het BTW-tarief en de regels van de EU-lidstaat van de klant van toepassing zijn.
- Klanten buiten de EU: er wordt geen BTW in rekening gebracht.
5.3. Automatische verlengingen worden in rekening gebracht op basis van de actieve prijzen die op het moment van verwerking zijn gepubliceerd.
6. Terugbetalingen en annuleringen
6.1. Verzoeken om terugbetaling moeten worden ingediend bij info@leisystem.com en worden binnen 7 werkdagen beoordeeld.
6.2. Terugbetalingen worden verwerkt via de oorspronkelijke betaalmethode en het kan tot 30 dagen duren voordat ze op uw bankrekening staan, afhankelijk van de bankinstelling.
6.3. Na het indienen van een bestelling worden onmiddellijk geautomatiseerde workflows gestart. LEI-registratie, -verlenging en -overdracht omvatten het werk van meerdere organisaties en specialisten — inclusief gegevensverzameling, verificatie en validatie in samenwerking met de geaccrediteerde LOU (RapidLEI). Het verwerken van een terugbetaling vereist afzonderlijke administratieve werkzaamheden, waaronder boekhoudkundige boekingen en de uitgifte van creditnota’s.
Daarom is een verwerkingsvergoeding van € 40 van toepassing op alle terugbetalingen.
6.3.1. Voor LEI-aanvragen in bepaalde rechtsgebieden kan de LOU (Local Operating Unit) aanvullende lokale toeslagen in rekening brengen om de verplichte registratiekosten van lokale autoriteiten te dekken. Indien van toepassing worden deze toeslagen bij het afrekenen getoond, voorafgaand aan de betaling. Deze kosten worden tegen kostprijs aan de klant doorberekend en kunnen niet worden gerestitueerd zodra het proces voor het ophalen van gegevens is gestart, ongeacht of de LEI uiteindelijk wordt uitgegeven.
6.4. Terugbetalingen zijn niet beschikbaar in de volgende scenario’s:
- De LEI is al uitgegeven of verlengd.
- De automatische verlenging is voltooid.
- Een meerjarencontract is voortijdig opgezegd.
- De LEI-overdracht heeft geleid tot een verlies van de geldigheidsduur.
- De klant heeft de vereiste informatie niet binnen 60 dagen verstrekt.
- Gegevens van de moedermaatschappij zijn ingediend maar later ongeldig verklaard.
6.5. Alle afhandeling van terugbetalingen is onderworpen aan het GLEIF RA Governance Framework.
7. Diensten van derden en marketingpartners
7.1. LEI System kan bepaalde ondersteunende diensten uitbesteden aan gespecialiseerde externe leveranciers. Dit kan omvatten:
• hosting en onderhoud van online platforms
• veilige betalingsafhandeling
• communicatiediensten (bijv. e-mail, meldingen)
• tools voor het verzamelen van feedback van klanten
7.2. Deze leveranciers hebben uitsluitend toegang tot klantgegevens voor zover dat nodig is om hun diensten te leveren, onder vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsovereenkomsten.
7.3. Contactgegevens (bedrijfsnaam, vertegenwoordiger, e-mail, enz.) kunnen worden gedeeld met geselecteerde marketingpartners die diensten aanbieden die relevant zijn voor de klant.
7.4. Externe aanbieders kunnen rechtstreeks contact opnemen met klanten over hun diensten als deze verband houden met de activiteiten van LEI System.
7.5. Alle overeenkomsten met derden zijn onderworpen aan privacynormen die gelijk zijn aan of hoger zijn dan die van LEI System.
7.6. Door gebruik te maken van de diensten van LEI System stemt de klant in met de bovenstaande regelingen.
8. Juridische jurisdictie en slotbepalingen
8.1. De klant blijft als enige verantwoordelijk voor alle acties en verplichtingen die verbonden zijn aan de LEI van zijn juridische entiteit.
8.2. LEI System aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor financiële of regelgevende gevolgen die voortvloeien uit vertragingen of fouten bij de LEI-verwerking.
8.3. Deze algemene voorwaarden kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden bijgewerkt. De laatste versie is altijd beschikbaar op leisystem.com.
8.4. Deze overeenkomst en elk geschil of elke claim die eruit voortvloeit of ermee verband houdt, inclusief niet-contractuele geschillen of claims, worden beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de wetten van de Republiek Estland. De rechtbanken van de Republiek Estland hebben exclusieve jurisdictie om dergelijke geschillen of claims te beslechten.