Hoe een unieke bedrijfsidentiteit fouten bij sanctiescreening kan voorkomen
Wat gebeurt er als uw bedrijf dezelfde, of een zeer vergelijkbare, naam heeft als een entiteit op een sanctielijst?
Uw bedrijf wordt niet gesanctioneerd. De eigenaren worden niet gesanctioneerd. Er is mogelijk geen enkele connectie met de gesanctioneerde entiteit.
Maar een geautomatiseerd screeningsysteem ziet eerst de naam.
Bij internationale betalingen, klantonderzoek en andere financiële diensten screenen banken en andere gereguleerde instellingen partijen tegen sanctie- en andere watchlists. Wanneer deze controles afhankelijk zijn van namen en andere conventionele bedrijfsgegevens, kunnen vergelijkbare namen tot mogelijke treffers leiden die verder onderzoek vereisen.
Dit roept een belangrijke vraag op die een bedrijfsnaam alleen niet altijd kan beantwoorden:
Met welke rechtspersoon hebben we eigenlijk te maken?
De Legal Entity Identifier (LEI) biedt een wereldwijd unieke manier om rechtspersonen over grenzen heen te identificeren. Sanctiescreening is niet de oorspronkelijke, en ook niet de enige, toepassing van de LEI, maar GLEIF richt zich steeds meer op hoe de LEI sanctie- en antiwitwasscreening nauwkeuriger en efficiënter kan maken.
Dezelfde naam betekent niet hetzelfde bedrijf
Bedrijfsnamen zijn niet wereldwijd uniek.
Bedrijven met dezelfde of zeer vergelijkbare namen kunnen in verschillende landen actief zijn. Vertaling en transliteratie kunnen ook de manier waarop namen worden weergegeven veranderen, en verschillende databases kunnen hetzelfde bedrijf onder iets andere namen registreren.
Bij sanctiescreening levert dit een reëel probleem op.
Als een screeningsysteem een vergelijkbare naam op een sanctielijst vindt, kan dit een mogelijke match opleveren. Dat betekent niet automatisch dat het betreffende bedrijf gesanctioneerd is. Compliance-teams moeten de match beoordelen met behulp van andere identificerende informatie.
Onjuiste matches van dit type worden vaak false positives genoemd.
Onjuiste matches van dit type worden vaak false positives genoemd. GLEIF heeft het probleem van foutieve matches bij sanctie- en watchlistscreening belicht en het potentieel van de LEI om entiteitsidentificatie nauwkeuriger te maken.
Een naam vertelt u hoe een bedrijf heet. Een LEI vertelt u welk bedrijf het is.
Een LEI is een 20-tekens alfanumerieke identificatiecode die een specifieke rechtspersoon uniek identificeert.
In tegenstelling tot een bedrijfsnaam is een LEI wereldwijd unieke.
Een LEI-record verbindt deze identificatiecode met gestandaardiseerde referentiegegevens over de rechtspersoon, waaronder de officiële juridische naam, geregistreerd adres, rechtsgebied en registratiegegevens. Het Global LEI System kan ook Level 2-gegevens over moederrelaties verstrekken wanneer de rapportageregels van GLEIF het melden van die relaties vereisen of toestaan.
Dit levert een belangrijk onderscheid op.
Als twee bedrijven allebei ABC Trading Ltd heten, geven hun namen alleen mogelijk niet genoeg informatie om ze van elkaar te onderscheiden.
Als de een LEI A heeft en de ander LEI B, identificeert het Global LEI System hen als twee afzonderlijke rechtspersonen.
Voor sanctiescreening kan dat onderscheid zeer waardevol zijn.
Hoe helpt de LEI bij sanctiescreening?
Traditionele sanctiescreening vergelijkt vaak namen, adressen, rechtsgebieden en andere identificerende kenmerken.
De LEI voegt nog een instrument toe: een gestandaardiseerde en wereldwijd unieke identificatiecode voor rechtspersonen.
Wanneer zowel het te controleren bedrijf als de relevante sanctie- of risicogegevens een LEI bevatten, kunnen systemen de identificatiecodes direct vergelijken. LEI's kunnen ook een gemeenschappelijk referentiepunt bieden dat informatie over dezelfde rechtspersoon in verschillende datasets verbindt.
Dit helpt om:
onderscheid te maken tussen bedrijven met identieke of vergelijkbare namen;
false positives te verminderen die door naam-gebaseerde screening ontstaan;
informatie over dezelfde rechtspersoon in verschillende databases te verbinden;
het onderzoek naar mogelijke sanctietreffers te versnellen;
de precisie van geautomatiseerde complianceprocessen te verbeteren.
GLEIF heeft sanctiescreening als toepassing van de LEI onderzocht met verschillende organisaties uit de financiële en data-industrie. GLEIF heeft ook samengewerkt met OpenSanctions en Open Ownership aan een initiatief genaamd de Transparency Fabric.
De kern van dit concept is een eenvoudig idee: gebruik de LEI als gemeenschappelijke identificatiecode om verschillende datasets te verbinden.
De Transparency Fabric laat zien waar dit naartoe gaat
De Transparency Fabric, ontwikkeld door GLEIF, OpenSanctions en Open Ownership, brengt identiteit van rechtspersonen, eigendomsinformatie, sanctiegegevens en andere relevante informatie samen.
De LEI fungeert als een gemeenschappelijke identificatiecode die helpt om informatie uit verschillende bronnen aan dezelfde rechtspersoon te koppelen.
Dit is belangrijk omdat screening op financiële criminaliteit meer omvat dan alleen controleren of een bepaalde bedrijfsnaam op een sanctielijst voorkomt.
Compliance-teams moeten mogelijk ook begrijpen welke andere bedrijven en personen banden hebben met dat bedrijf.
Via de Transparency Fabric hebben GLEIF, OpenSanctions en Open Ownership laten zien hoe LEI's informatie over rechtspersonen kunnen verbinden met eigendoms- en sanctiegegevens. Het initiatief laat ook zien hoe deze aanpak kan helpen om complexere zakelijke relaties in kaart te brengen.
Dit illustreert een bredere waarde van de LEI.
De identificatiecode moet niet alle risico-informatie zelf bevatten. In plaats daarvan biedt het een gemeenschappelijk referentiepunt dat helpt om informatie uit verschillende bronnen aan de juiste rechtspersoon te koppelen.
Betekent het hebben van een LEI dat niemand uw bedrijf kan verwarren met een gesanctioneerde entiteit?
Nee.
Dit onderscheid is belangrijk.
Een LEI bewijst niet dat een bedrijf vrij is van sancties. Het is geen compliancecertificaat, en het hebben van een LEI garandeert niet dat een bank een betaling zonder extra controles zal verwerken.
Niet elke sanctielijst, bank, betalingsprovider of screeningsysteem gebruikt momenteel LEI's.
Daarom kan een LEI niet alle false positives elimineren.
Wat de LEI wél aanpakt, is een van de fundamentele problemen bij sanctiescreening: het helpt precies vast te stellen welke rechtspersoon het systeem of compliance-team controleert.
Naarmate meer betalingssystemen, sanctiedatasets en complianceprocessen LEI's integreren, kan de praktische waarde van deze nauwkeurige identificatie toenemen.
De waarde van een LEI gaat verder dan wettelijke naleving
Veel bedrijven maken voor het eerst kennis met de LEI wanneer een bank, broker of andere financiële instelling hen vertelt dat ze er een nodig hebben voor een bepaalde transactie.
Daardoor zien veel bedrijven de LEI simpelweg als een wettelijke verplichting.
Maar het idee erachter is veel breder.
Een LEI geeft een bedrijf één wereldwijde identiteit die financiële systemen en andere organisaties over landen en registers heen kunnen gebruiken. Het wereldwijde LEI-ecosysteem biedt een gemeenschappelijk kader om dezelfde rechtspersoon over rechtsgebieden heen te identificeren.
Sanctiescreening biedt een goed voorbeeld van waarom dit voor het bedrijf zelf van belang kan zijn.
Een bedrijf heeft er baat bij om het een bank, betalingsprovider, klant of zakenpartner zo eenvoudig mogelijk te maken om vast te stellen: dit is precies het bedrijf waarmee ik denk te maken te hebben.
Niet een ander bedrijf met dezelfde naam.
Niet een vergelijkbaar genoemd bedrijf in een ander rechtsgebied.
En niet een gesanctioneerde entiteit die toevallig een vergelijkbare naam heeft.
Hetzelfde principe speelt ook een rol bij Know Your Business (KYB) en de verificatie van zakenpartners, waarbij bedrijven betrouwbare informatie nodig hebben over de identiteit, juridische status en eigendom van hun tegenpartijen.
De LEI als verbindend punt voor wereldwijde zakelijke identiteit
Het werk van GLEIF op het gebied van sanctiescreening, grensoverschrijdende betalingen en zakelijk eigendom wijst op een bredere ontwikkeling.
De rol van de LEI blijft zich uitbreiden voorbij het oorspronkelijke gebruik in financiële transactierapportage.
Organisaties kunnen dezelfde identificatiecode gebruiken om een bedrijf te koppelen aan registergegevens, eigendomsrelaties, financiële marktgegevens, sanctie-informatie en andere risicogegevens.
Een gemeenschappelijke identificatiecode is belangrijk omdat databases hetzelfde bedrijf niet altijd exact op dezelfde manier beschrijven. Namen kunnen variëren. Adressen kunnen veranderen. Verschillende systemen kunnen verschillende formaten en lokale registratienummers gebruiken.
De LEI biedt een consistent referentiepunt.
Niet elk financieel of compliancesysteem maakt momenteel volledig gebruik van deze mogelijkheid. De adoptie verschilt per markt, dataset en organisatie.
Maar het onderliggende principe is eenvoudig: hoe preciezer een digitaal systeem een bedrijf kan identificeren, hoe minder het afhankelijk is van alleen een naam.
Bij sanctiescreening kan dat zeer praktische waarde hebben.
LEI, AML en sanctiescreening zijn verbonden, maar niet hetzelfde
Sanctiescreening vormt een onderdeel van het bredere kader voor compliance op het gebied van financiële criminaliteit.
AML-processen kunnen onder meer het verifiëren van de identiteit van een bedrijf, het begrijpen van de uiteindelijke begunstigde eigenaar en het beoordelen van klant- en transactierisico's omvatten. Sanctiescreening richt zich op het vaststellen of een partij, of mogelijk een verwante persoon of entiteit, overeenkomt met een persoon of organisatie die onderworpen is aan sancties.
De LEI kan beide processen helpen bij het beantwoorden van dezelfde fundamentele vraag: Over welke rechtspersoon hebben we het eigenlijk?
We hebben de bredere rol van de LEI bij het bestrijden van witwassen besproken in ons artikel over LEI-codes en het bestrijden van witwassen.
Zou uw bedrijf hierom een LEI moeten hebben?
Als regelgeving al vereist dat uw bedrijf een LEI heeft, is het antwoord duidelijk.
Zonder zo'n verplichting hangt het praktische voordeel af van de landen, financiële systemen en zakelijke relaties waarin uw bedrijf actief is. Het hangt ook af van of uw banken, betalingsproviders, tegenpartijen en compliancesystemen LEI's gebruiken in hun identificatieprocessen.
Als uw bedrijf nog geen LEI heeft, kunt u een LEI aanvragen bij LEI System. Als u al een LEI heeft bij een andere aanbieder, kunt u uw LEI overdragen naar LEI System met behoud van dezelfde LEI-code.
Maar bedrijven hoeven de waarde van een LEI niet alleen te bekijken vanuit één vraag: “Vereist de wet dat we er een hebben?”
Er is nog een andere vraag die het waard is om te stellen: “Wanneer een ander bedrijf of een geautomatiseerd systeem ons bedrijf controleert, hoe eenvoudig is het dan om vast te stellen dat we precies zijn wie we zeggen te zijn?”
Bedrijfsnamen kunnen veranderen. Andere bedrijven kunnen dezelfde naam delen. Registratienummers werken over het algemeen binnen nationale of rechtsgebied-specifieke systemen.
De LEI biedt iets anders: één wereldwijd unieke identificatiecode gekoppeld aan gestandaardiseerde referentiegegevens over een specifieke rechtspersoon.
Sanctiescreening is een gebied waar de waarde van dat onderscheid bijzonder duidelijk wordt.