1. Overzicht
Dit Privacy- en Cookiebeleid beschrijft hoe LEI System OU (hierna “wij” of “LEI System”) persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt en beschermt, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wettelijke vereisten. Het legt uit welke soorten gegevens we verzamelen, de doeleinden waarvoor we deze verwerken, bewaartermijnen en de rechten die individuen hebben betreffende hun gegevens.
De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonlijke gegevens is LEI System, dat optreedt als registratieagent voor LEI’s (Legal Entity Identifiers). Als je vragen hebt, neem dan contact op met info@leisystem.com.
2. Doeleinden en rechtsgronden voor gegevensverwerking
2.1. Verstrekken van LEI-diensten
Om LEI-registraties, verlengingen en overdrachten te faciliteren, verwerken we persoonlijke gegevens van vertegenwoordigers van rechtspersonen, inclusief namen, contactgegevens en eventuele benodigde identificatie. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk om onze contractuele verplichtingen na te komen (AVG Artikel 6 (1) (b)).
2.2. Marketing en informatiedeling
LEI System en vertrouwde partners kunnen af en toe nieuwsbrieven of meldingen sturen om klanten op de hoogte te houden van onze diensten. Klanten kunnen zich op elk moment afmelden door de afmeldlink in onze communicatie te volgen of door contact met ons op te nemen. Verwerking voor marketingdoeleinden is gebaseerd op toestemming (AVG Artikel 6 (1) (a)) of gerechtvaardigde belangen (AVG Artikel 6 (1) (f)).
2.3. Bedrijfsontwikkeling en partnersamenwerkingen
Om een hoogwaardige klantervaring te waarborgen en relevante informatie te delen, kunnen we contactgegevens van onze klanten delen met geselecteerde partners. Dit omvat namen, bedrijfsnamen en contactinformatie, waarbij de verwerking gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van LEI System (AVG Artikel 6 (1) (f)).
2.4. Naleving van wettelijke verplichtingen
In sommige gevallen is LEI System verplicht om persoonlijke gegevens te verwerken om te voldoen aan regelgevingsverplichtingen, zoals boekhouding, het beantwoorden van juridische vragen en het naleven van anti-witwasregelgeving. Deze verwerking is gebaseerd op wettelijke naleving (AVG Artikel 6 (1) (c)).
3. Gegevensbewaring
We bewaren persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is voor het oorspronkelijke doel of zoals vereist door de wet.
- Dienstgerelateerde gegevens: Persoonlijke gegevens die verband houden met LEI-aanvragen worden bewaard voor de duur van de klantrelatie en kunnen tot 10 jaar worden bewaard waar wettelijk vereist.
- Marketinggegevens: Persoonlijke gegevens die voor marketing worden gebruikt, worden bewaard totdat toestemming wordt ingetrokken of totdat ze niet langer nodig zijn voor bedrijfsdoeleinden.
- Wettelijke verplichtingen: Bepaalde records, zoals die voor boekhouding, worden tot 7 jaar bewaard in overeenstemming met financiële regelgeving.
4. Cookies en trackingtechnologieën
LEI System gebruikt cookies op zijn website om de gebruikerservaring te verbeteren, essentiële sitefunctionaliteit te bieden en sitegebruik te analyseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je apparaat worden opgeslagen. Je kunt cookies beheren via je browserinstellingen, en door onze site te blijven gebruiken, ga je akkoord met ons gebruik van essentiële cookies. Voor optionele cookies wordt toestemming gevraagd via de website.
Cookietypes die we gebruiken:
- Noodzakelijke cookies (altijd aan): Deze cookies zijn essentieel voor de werking van onze website en maken functies mogelijk zoals beveiliging en gebruikerssessiebeheer.
- Analytics- en prestatiecookies: Deze cookies stellen ons in staat om te begrijpen hoe bezoekers omgaan met onze site en om onze diensten te verbeteren.
- Marketingcookies: Marketingcookies helpen bij het weergeven van relevante advertenties op basis van je voorkeuren.
5. Gegevensdeling met derden
Bij het verstrekken van LEI-diensten kunnen we samenwerken met gerenommeerde externe providers, zoals betalingsverwerkers, communicatieplatforms en hostingproviders. Deze providers krijgen alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van hun specifieke diensten en zijn contractueel verplicht om te voldoen aan toepasselijke gegevensbeschermingsregelgeving.
Voor de uitgifte en verlenging van LEI-nummers delen we ook relevante rechtspersoongegevens met de Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) en onze partner Local Operating Unit (LOU), Ubisecure Oy (RapidLEI). Dit omvat doorgaans de juridische naam van de entiteit, registratienummer, adres, land van oprichting en informatie over moeder- of uiteindelijke moederentiteiten, waar van toepassing.
6. Internationale gegevensoverdrachten
Hoewel we gegevens voornamelijk opslaan en verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER), kunnen er gevallen zijn waarin gegevens buiten de EER worden overgedragen. In dergelijke gevallen zorgen we ervoor dat passende waarborgen, zoals standaard contractuele clausules, van kracht zijn.
7. Je rechten
Onder de AVG heb je de volgende rechten betreffende je persoonlijke gegevens:
- Toegang: Je kunt informatie opvragen over de persoonlijke gegevens die we over je bewaren.
- Correctie: Je kunt correcties vragen voor onjuiste of verouderde gegevens.
- Verwijdering: Je kunt verwijdering van gegevens vragen onder bepaalde voorwaarden, zoals wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.
- Beperking: Je kunt beperkte verwerking vragen onder specifieke omstandigheden.
- Bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens voor directmarketing.
- Gegevensportabiliteit: Je kunt vragen om je gegevens te ontvangen in een machineleesbaar formaat.
Om je rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via info@leisystem.com. We reageren binnen een maand op verzoeken; verlengingen kunnen van toepassing zijn in complexe gevallen.
8. Updates van dit beleid
We beoordelen en updaten dit Privacy- en Cookiebeleid regelmatig om veranderingen in onze praktijken, wettelijke vereisten of industriestandaarden weer te geven. De nieuwste versie is altijd beschikbaar op onze website.
9. Contact en klachten
Als je vragen hebt over dit Privacybeleid of gegevensverwerkingspraktijken, neem dan contact op met info@leisystem.com. Je kunt ook een klacht indienen bij je nationale gegevensbeschermingsautoriteit.
Laatst bijgewerkt: 06/11/2024