Waarom de LEI-status net zo belangrijk is als de LEI zelf
De LEI-code wordt gebruikt om juridische entiteiten uniek te identificeren in het mondiale financiële systeem. Het hebben van alleen een LEI geeft echter niet het volledige beeld. Net zo belangrijk is de LEI-status, die aangeeft of de gegevens gekoppeld aan de LEI als actueel en betrouwbaar kunnen worden beschouwd.
De LEI-status is niet ontworpen om te beantwoorden of een specifieke transactie technisch mogelijk is. Het doel is om een transparant signaal te geven over gegevenskwaliteit en verificatie. Een LEI kan bestaan in een database, maar de status bepaalt of deze een goed onderhouden en professioneel beheerd record vertegenwoordigt.
Hoe LEI-statussen ontstaan en veranderen in de tijd
De meest voorkomende LEI-statussen in de praktijk zijn die welke beschrijven of de referentiegegevens van de entiteit up-to-date zijn. Deze statussen gelden voor juridische entiteiten die blijven bestaan en richten zich specifiek op gegevensonderhoud in plaats van structurele of juridische wijzigingen.
De twee primaire statussen in deze categorie zijn UITGEGEVEN en VERVALLEN. Samen geven zij aan of een LEI-record binnen de laatste 12 maanden is bevestigd en of de gegevens ervan als actueel kunnen worden beschouwd.
UITGEGEVEN – een geldige LEI met bevestigde gegevens
UITGEGEVEN is de officiële GLEIF-registratiestatus die aangeeft dat een LEI geldig is en dat de referentiegegevens van de entiteit binnen de laatste 12 maanden zijn geverifieerd.
Een UITGEGEVEN-status betekent dat de juridische naam, registratiegegevens, rechtsvorm, geregistreerd adres en, waar van toepassing, eigendomsinformatie overeenkomen met gezaghebbende bronnen. Deze status geeft tegenpartijen, financiële instellingen en toezichthouders vertrouwen dat het LEI-record de huidige situatie van de entiteit weergeeft.
In de praktijk is UITGEGEVEN de enige status die kan worden beschouwd als een volledig conforme en “in orde zijnde” LEI.
VERVALLEN – een waarschuwing over gegevensactualiteit
Als een LEI niet binnen 12 maanden wordt vernieuwd, verandert de status naar VERVALLEN. Dit betekent niet dat de LEI verdwijnt of automatisch wordt gesloten. Het betekent dat de bijbehorende gegevens niet als actueel zijn bevestigd.
VERVALLEN is een waarschuwingsstatus. Het signaleert dat gegevenskwaliteit niet langer kan worden gegarandeerd en dat derden er niet zeker van kunnen zijn dat het LEI-record de huidige situatie van de entiteit weergeeft. VERVALLEN is geen alternatief voor UITGEGEVEN en mag niet worden geïnterpreteerd als “bijna geldig”.
In sommige systemen kan een VERVALLEN LEI nog steeds technisch zichtbaar zijn of zelfs tijdelijk worden geaccepteerd. Dit verandert niets aan het onderliggende feit dat de gegevens niet zijn geverifieerd. Een VERVALLEN-status kan voor onbepaalde tijd blijven bestaan totdat de gegevens worden vernieuwd of totdat de juridische entiteit zelf ophoudt te bestaan.
INGETROKKEN – de LEI eindigt wanneer de entiteit eindigt
INGETROKKEN heeft geen betrekking op vernieuwingstiming of gegevensleeftijd. Het weerspiegelt het einde van de levenscyclus van de juridische entiteit.
Een LEI krijgt de INGETROKKEN-status wanneer de juridische entiteit is geliquideerd, ontbonden, uit het handelsregister is verwijderd, of is gefuseerd met een andere entiteit op een manier dat deze niet langer bestaat als onafhankelijke rechtspersoon. Omdat een LEI niet kan bestaan zonder een juridische entiteit, eindigt de geldigheid van de LEI noodzakelijkerwijs samen met de entiteit.
INGETROKKEN is een definitieve status. Een ingetrokken LEI kan niet worden vernieuwd, gereactiveerd of teruggezet naar UITGEGEVEN. Het blijft alleen als historisch record bestaan.
Uitzonderingsgevallen – NIETIG VERKLAARD, DUPLICAAT en GEFUSEERD
Naast de kern LEI-statussen kunnen LEI-records statussen tonen die specifieke uitzonderingsscenario’s weerspiegelen. Deze statussen verklaren waarom een LEI werd gesloten of als onbruikbaar werd gemarkeerd en hebben geen betrekking op LEI-vernieuwing. Ze kunnen niet worden opgelost door vernieuwingsprocessen.
DUPLICAAT – meer dan één LEI uitgegeven voor dezelfde entiteit
DUPLICAAT geeft aan dat per vergissing meer dan één LEI is uitgegeven voor dezelfde juridische entiteit. Dit kan voorkomen door onvolledige informatie, parallelle aanvragen via verschillende aanbieders, of historische gegevensinconsistenties.
In dergelijke gevallen wordt één LEI aangewezen als de primaire en blijft bruikbaar. De andere LEI-records worden gemarkeerd als DUPLICAAT en gesloten voor gebruik. Deze records blijven zichtbaar voor historische traceerbaarheid maar kunnen niet worden vernieuwd of gereactiveerd.
NIETIG VERKLAARD – registratie geannuleerd door de uitgevende organisatie
NIETIG VERKLAARD betekent dat een LEI-registratie is geannuleerd door de uitgevende organisatie (LOU). Dit kan voorkomen door fouten in de aanvraag, een niet-gekwalificeerde aanvrager, onjuiste bevoegdheid, of andere kwesties die het ongeldig verklaren van de registratie rechtvaardigen.
Een NIETIG VERKLAARDE LEI wordt niet als geldig beschouwd en kan niet worden hersteld door vernieuwing. De status weerspiegelt een correctie of annulering in het registratieproces in plaats van een verval in gegevensonderhoud.
GEFUSEERD – entiteit opgenomen in een andere juridische entiteit
GEFUSEERD geeft aan dat de juridische entiteit is gefuseerd met een andere entiteit en niet langer bestaat als onafhankelijke rechtspersoon.
Als onderdeel van de structurele wijziging wordt de LEI gesloten en gemarkeerd als GEFUSEERD. Referenties worden onderhouden in het LEI-systeem om historische duidelijkheid en traceerbaarheid te behouden. Deze status heeft geen betrekking op vernieuwing en kan niet worden teruggedraaid.
Processtatussen – IN AFWACHTING VAN OVERDRACHT en IN AFWACHTING VAN ARCHIVERING
Sommige LEI-statussen zijn tijdelijk en geven aan dat er momenteel een proces gaande is. Deze statussen vertegenwoordigen geen definitieve beoordeling van LEI-geldigheid. Ze beschrijven overgangsstaten terwijl een specifieke actie wordt verwerkt in het LEI-systeem.
IN AFWACHTING VAN OVERDRACHT – LEI in proces van overdracht
IN AFWACHTING VAN OVERDRACHT geeft aan dat de LEI in het proces is van overdracht van de ene serviceprovider of registratieagent naar een andere.
Dit komt meestal voor wanneer een entiteit ervoor kiest om haar LEI te beheren of te vernieuwen via een andere aanbieder. De status is tijdelijk en bestaat alleen totdat het overdrachtsproces is voltooid. Zodra de overdracht is afgerond, keert de LEI terug naar de juiste registratiestatus.
IN AFWACHTING VAN ARCHIVERING – LEI in proces van archivering
IN AFWACHTING VAN ARCHIVERING geeft aan dat een LEI-record in het proces is van archivering.
Deze status heeft meestal betrekking op situaties waarin het einde van de juridische entiteit is geïdentificeerd, maar het archiveringsproces nog niet volledig is voltooid in de database. IN AFWACHTING VAN ARCHIVERING is een tijdelijke status en zal worden vervangen zodra het archiveringsproces is afgerond.
Terminologienota: ACTIEF en VERLOPEN
In dagelijkse communicatie en in sommige gebruikersinterfaces worden de termen ACTIEF en VERLOPEN vaak gebruikt bij het verwijzen naar LEI-statussen. Dit zijn geen officiële GLEIF-registratiestatussen.
ACTIEF wordt vaak gebruikt als beschrijvende term voor UITGEGEVEN, wat een geldige LEI met bevestigde gegevens aangeeft.
VERLOPEN wordt vaak gebruikt als vereenvoudigde term voor VERVALLEN, wat aangeeft dat de LEI-gegevens niet binnen 12 maanden zijn vernieuwd.
Deze termen bestaan buiten GLEIF’s formele documentatie om het concept toegankelijker te maken voor niet-specialisten. In het officiële LEI-gegevensmodel komen zij overeen met UITGEGEVEN en VERVALLEN en vertegenwoordigen zij geen afzonderlijke registratiestatussen.
Waarom LEI-status praktische implicaties heeft
Een LEI wordt vaak gebruikt in meerdere organisatorische processen, waaronder accountonboarding, tegenpartij due diligence, groepsstructuurmapping, risicobeoordeling en regelgevingsrapportage. Om deze reden is het niet voldoende dat een LEI alleen maar bestaat.
UITGEGEVEN signaleert geverifieerde en betrouwbare gegevens. VERVALLEN signaleert onbevestigde gegevens en kan aanvullende controles, vertragingen of verduidelijkingsverzoeken veroorzaken. Processtatussen zoals IN AFWACHTING VAN OVERDRACHT of IN AFWACHTING VAN ARCHIVERING geven aan dat het record verandert en dat de definitieve staat moet worden bevestigd.
Om de huidige LEI-status en referentiegegevens te bevestigen, kan de officiële GLEIF LEI-database worden geraadpleegd. Voor een gebruiksvriendelijker overzicht kan LEI-statusinformatie ook worden gecontroleerd met behulp van de LEI System zoektool.
Samenvatting
De LEI-status is een belangrijke indicator van gegevenskwaliteit en betrouwbaarheid. UITGEGEVEN bevestigt dat de gegevens actueel en geverifieerd zijn. VERVALLEN waarschuwt dat de gegevens niet zijn bevestigd en niet moeten worden behandeld als acceptabel alternatief voor een geldige LEI. INGETROKKEN weerspiegelt het einde van de juridische entiteit en daarmee het einde van de geldigheid van de LEI.
Uitzonderingsstatussen zoals DUPLICAAT, NIETIG VERKLAARD en GEFUSEERD verklaren waarom een LEI werd gesloten, terwijl processtatussen zoals IN AFWACHTING VAN OVERDRACHT en IN AFWACHTING VAN ARCHIVERING tijdelijke overgangen aangeven.
Het begrijpen van deze onderscheidingen helpt organisaties LEI-informatie correct te interpreteren en een transparante, professionele benadering van entiteitsidentificatie te handhaven.